国家档案局


档案管理软件功能要求暂行规定



(2001年6月5日发布施行)


第一章 总 则



第一条 为适应档案管理现代化需要，规范档案管理软件的开发研制和安装使用，提高计算机辅助档案管理的标准化水平，确保档案数据的安全和有效利用，制定本规定。

第二条 本规定所称的档案管理软件，是指各机关、团体、企业事业单位和各级各类档案馆用于对档案信息和档案实体进行辅助管理的各种类型的计算机应用软件系统。

第三条 档案管理软件的研制开发和安装使用，应遵循“规范、先进、实用”的原则，既要满足当前工作的需要，又要兼顾将来技术发展的趋势。


第二章 基本要求

第四条 档案管理软件应具备数据管理、整理编目、检索查询、安全保密、系统维护等基本功能，并能辅助实体管理及根据用户特殊需求增扩其他相应功能。

第五条 档案管理软件的开发研制与功能设计必须符合国家有关档案工作和计算机信息系统管理的法律法规和业务技术标准。

第六条 档案管理软件的研制、安装和使用，必须具有严格的安全保密机制。

第七条 档案管理软件应具有良好的实用性、兼容性及可扩展性，并做到界面友好，用语规范，操作简单，使用方便。

第八条 档案管理软件应具备较强的数据独立性，确保在软、硬件环境发生变化时数据的完整、安全迁移及有效利用。

第九条 档案管理软件应配有完备的安装与使用技术资料，主要包括：用户手册、系统管理员手册、数据实体关联图等。


第三章 数据管理功能

第十条 数据管理模块应具备对各类档案目录及原文信息进行管理的功能，主要包括：数据库的建立、修改、删除，档案数据的输入、存储、修改、删除等内容。

第十一条 数据库管理系统的选择应充分考虑用户所需的数据容量；数据结构设计应符合检索优先的原则，能够以DBF文件格式或通过XML文档进行数据交换，并具备安全、合理、灵活等特性。

第十二条 数据项的设置应符合《档案著录规则》（DA/T18—1999）的规定。

第十三条 系统应提供键盘录入、文件扫描和直接接收电子文件等多种档案数据输入方式。

具有文档一体化功能的档案管理软件，应能保证系统内文件处理部分录入的数据与档案数据对应项目的格式完全一致，并能根据归档标识实现归档文件的有效迁移。

具有图纸管理功能的档案管理软件，其录入图纸的幅面（如A0）与精度（如200dpi）应满足用户的应用要求。

第十四条 各种不同类型的档案数据，其文件格式均应尽量采用通用文件格式。

本规定推荐的通用文件格式为：文字型数据采用XML文档和RTF、TXT格式；扫描图像数据采用JPEG、TIFF格式；视频数据采用MPEG、AVI格式；音频数据采用MP3、WAV等格式。

确需采用专用（非通用）格式的，应能根据需要按要求实现与通用格式之间的转换。


第四章 整理编目功能

第十五条 整理编目模块应具备数据采集、类目设置、分类排序、数据校验、目录生成、数据统计、打印输出等基本功能，并能根据用户需要增设主题词（或关键词）及分类号的自动标引功能。

第十六条 整理编目模块应能满足下列主要要求：

（一）能为用户自行设置实体分类方案预留空间，并能满足自动按照分类类目进行分类和排序；

（二）能自动生成档案管理所需各种排列序号，并能由用户自主修改和重排序，保存时有防重号校验功能；

（三）能自动生成符合档案工作相关标准的各类目录和备考表等；

（四）具备功能齐全的统计功能，并能生成相应报表；

（五）具备完备的打印输出功能，能打印输出各类目录、统计报表、备考表等。


第五章 检索查询功能

第十七条 检索查询模块应具备对档案信息数据进行多种途径检索查询的基本功能，并具备借阅管理等辅助功能。

第十八条 检索查询模块中必须设置题名、责任者、形成时间、主题词、分类号等检索项。根据用户需求，还可设置文件编号、档号等辅助检索项。

第十九条 检索查询模块应能满足下列主要要求：

（一）能根据检索项提供多条件组合查询，并能对常用检索途径进行优化，满足用户对查全率、查准率的要求；

（二）能根据用户需要设置目录检索、全文检索、图文声像一体化检索等功能；

（三）能对查询结果进行显示、排序、转存、打印或选择输出等技术处理。

第二十条 借阅管理功能应包括对利用者以及利用的目的、时间、内容、效果等信息的记录、分析、统计以及档案催退、续借、退还等功能。


第六章 辅助实体管理功能

第二十一条 辅助实体管理模块应具备对档案征集、接收、移交以及档案鉴定、密级变更等进行相应管理的功能。

第二十二条 辅助实体管理模块应能满足下列主要要求：

(一)对征集、接收、移交档案的时间、来源、交接人、数量、种类、载体等进行管理；

(二)对档案划控、保管期限变更、密级变更、鉴定销毁等进行管理。


第七章 安全保密功能

第二十三条 档案管理软件的研制、安装和使用，必须符合《计算机信息系统保密管理暂行规定》（国保发〔1998〕1号）的各项要求，具备系统访问控制、数据保护和系统安全保密监控管理等基本功能，确保档案数据安全。

第二十四条 系统访问控制，必须能实现严格的权限控制，并具有防止越权操作的技术措施。

第二十五条 数据保护，必须保证系统对档案数据的采集、存储、处理、传递、使用和销毁按照国家有关保密规定进行，并在各项操作中有相应的密级识别。涉密系统还应有严格的数据加密措施。

第二十六条 系统安全保密监控，必须能对系统中各种操作实现严格的监控并加以记录。


第八章 系统维护功能

第二十七条 系统维护模块应具备用户权限管理、系统日志管理、数据的备份与恢复等基本功能。

第二十八条 用户权限管理应包括系统各部分的操作权限管理和数据操作的权限管理。系统应能对所有上机操作人员自动判断分类，拒绝、警示非法操作并加以记录。

第二十九条 系统日志管理应提供独立于操作系统的电子文件、档案查询日志记录功能，包括上机人姓名、访问时间（年月日时分）、所用微机编号、查询内容、利用方式（阅读、修改、拷贝、打印），并提供详情查询功能。日志文件保存时间应不少于两个月，需长期保存的日志文件应可自动转存备份。

第三十条 系统维护模块在提供数据备份与恢复处理功能的同时，还应能对档案数据某些代码表提供方便的维护。


第九章 附 则

第三十一条 各使用单位可根据实际工作需要，在档案管理软件设计和使用过程中分阶段实现本规定所要求的各种功能，但必须留有相应的拓展接口。

第三十二条 各省、自治区、直辖市档案行政管理部门对本行政区域内档案管理软件的开发、鉴定和使用加强监督与指导。

第三十三条 本规定由国家档案局负责解释。

第三十四条 本规定自发布之日起施行。


对广东省公司法律制度改革的几点看法
高 原

目前我国公司法理论界对公司法律制度修改的呼声越来越高，也对公司法律制度改革的内容提出了各自的意见和建议，甚至有些地方人大或政府在公司法律制度实践中已经作出了一些具体规定，以此对公司法进行适用上的实际改变。笔者认为，尽管这些地方的作法反映了对公司法律制度改革的强烈愿望，但有些内容的规定也超出其权限，其合法性值得商榷。以广东省为例，中共广东省委、广东省人民政府于2003年3月19日发布了《关于加快民营经济发展的决定》，后于2003年9月29日出台了《广东省关于加快民营科技企业发展的实施意见》、《广东省关于促进个体私营经济加快发展的实施办法》、《广东省关于放宽民营资本投资领域的实施办法》等十二个配套政策文件，广东省政府办公厅也于2003年10月30日转发了广东省工商局的《关于改革企业登记注册工作的若干意见》（详细内容请访问http://www.gdsme.com.cn/），对个体私营经济的发展作出了具体而全面的规定，应当说是具有较强的可操作性，相信随着这些文件及政策的进一步落实将会对广东省的个体私营经济的发展起到积极的推动作用，并对广东省的经济发展作出更大的贡献。下面笔者仅以私营有限公司为例来对广东省的一些规定进行探讨，以求见教于大方。

一、 公司资本制度方面的改革
1、 折衷资本制的试行
我国现行公司法所规定的是严格的法定资本制，在设立公司时就应当按照法律的规定及公司章程的规定足额出资，但公司设立之初这些资金并不需要全部使用而导致资金的浪费，实际上也就是有限的社会资源的浪费，与追求高效率的经济运用原则也背道而驰，因此也应当对其进行适当的修改。采用折衷资本制，在规定股东缴纳一定比例的出资后，允许其余的资本在规定的时间内缴纳，应当说更加合理。笔者认为，这并非简单地模仿外国的公司法制度使然，而是公司法律制度必须适应和推动社会经济发展的必然结果。因此，广东省规定“凡申请注册有限责任公司，注册资本在５０万元以下（含５０万元）的，允许分期缴纳，首期不少于法定最低限额的５０％，余额１年内补足”，应当说是具有积极意义的。
2、 降低公司注册资本的数额限制
“资本法定”、“资本充实”与“资本保持”这三个原则在公司法中正式确定的一个主要目的就是为了加强对债权人的保护，从而保证整个经济交易的安全与秩序。但是当一个公司注册之后，公司管理部门及其他相关部门并没有对公司出资的资金运用进行相应的监管，仅仅是作了个表现形式而已，在实践中根本就没有起到应有的作用，公司频繁出现的抽逃出资行为并未得到有效监管与处理就是最明显的例证。我国现行的公司法规定的出资是实缴出资，如果成立一个有限公司，其注册资本最低限额依公司的经营范围不同从10万元至50万元不等，因此公司设立者在设立公司时就应当按照公司法规定的最低注册资本限额的要求及公司章程的规定足额缴付出资，这一规定现也受到越来越多的公司法学者的批评。大家普遍认为公司的注册资本与目前的社会经济发展情况来看，显然过高，不仅设定了较高的准入门槛，也造成资金的闲置，同时也不利于社会经济的发展。但笔者认为，这一规定在我国市场经济改革初期是必要的，也是相适应的，特别是在我国公司普遍存在严重的信用不足的情况下确实起到了积极的作用。但随着人们对公司法理论与实践的不断深入与发展，也逐步认识到单纯的依靠提高注册资本数额来保障债权人的合法权益既不充分也不现实，在公司法实践中并未起到应有的作用，所以也就开始从资本信用向资产信用转变，力求通过较为完善的资产运用监管法律制度来保障债权人的合法权益。此时，以资本信用为主要目的的最低注册资本限额似乎也没有必要再予以坚持，而从促进社会经济发展的角度出发主张把有限公司的注册资本限额适当降低，笔者认为是可行的。广东省的相关文件规定：“从事科技、技术的研究、开发、咨询及服务的科技型私营有限公司，其注册资本最低可为3万元”。应当说是体现了公司法的这一发展方向，具有一定的前瞻性，至于是否能在公司管理及司法实践中起到良好的作用，尚待观察。
3、 取消无形资产作为出资的比例限制
现行公司法对股东出资作出了较为严格的限制，只规定股东可以有五种出资方式，分别为货币、实物、工业产权、非专利技术及土地使用权作价出资。以工业产权、非专利技术作价出资的金额不得超过有限责任公司注册资本的20%，国家对采用高新技术成果有特别规定的除外。后来国家科委、国家工商行政管理局于1997年7月4日印发的《关于以高新技术成果出资入股若干问题的规定》 中规定可以超过20%但不得超过35%。广东省的相关文件则规定：“允许以技术等无形资产作为资本投入办企业。技术人员用以法律形式取得产权的高新技术成果或专有技术投资兴办民营科技企业的，其成果经省科技行政主管部门认定的科技评估机构评估后，技术成果作价金额占企业注册资本的比例可不受限制，由投资各方协商约定 。”虽然促进了以知识产权、非专利技术作为出资的积极性，提高了高新技术的应用与发展，但是不受限制的作法肯定也会带来消极作用，毕竟对公司的出资并不仅仅关系到公司股东之间的权利义务关系，还会涉及到整个社会经济秩序特别是会影响到相对关系人的权益问题，怎么能不加以合理的限制与规范呢？笔者认为这种几乎是绝对放任的做法是不正确的，应当予以慎重考虑并做出更合理的规定。

二、 公司主体资格方面的改革
公司法理论认为法人也应具有民事权利能力与民事行为能力，但对于民事权利能力与民事行为能力的具体内容及限制却存在不同的观点（限于本文篇幅笔者在此不深入论述），广东省的相关规定也对公司法这方面的理论作出了有益的探索。其具体规定为：“凡符合企业法人条件，经营项目需前置审批而暂未取得批准文件的，经企业申请，可核发企业法人营业执照，经营范围可核‘筹办’，待企业完备前置审批手续后，再据以核定经营范围”。“企业法人因重组改制或经营不善丧失经营能力而停止经营，企业要求保留企业法人资格、取消经营资格的，可予核准，原经营范围予以删除，改核‘仅供清理本企业债权债务使用’”，其标题即为“试行企业法人资格和经营资格相分离的登记制度”。笔者认为，首先从公司主体方面来讲，经营范围能否影响到公司的权利能力或行为能力、如果可以则会在多大程度影响等问题仍需要公司法理论进行深入的研究与探讨。其次，“法人资格”与“经营资格”两个词语绝不能简单地分别对应公司权利能力与行为能力这两个概念，而只能理解为当公司同时具有法人资格与经营资格时才可以从事经登记的经营活动，否则只有法人资格而无经营资格时不得从事经营活动，也就是说法人并不因为不具有经营资格而不具备民事行为能力。根据公司法理论与现行公司法实践，除另有法律规定外，公司自其成立之时起（也就是颁发营业执照之时起）就具有相应的民事权利能力与民事行为能力，我国民法通则第36条即作出了明确的规定。第三，尽管这样规定似乎能解决公司在设立时及终止时这两个阶段所出现的一些特殊问题，但并不能解决公司在经营中的实际需要与正确界定法律关系，似无必要，相反可能会给公司法实践可能带来一定的混乱。因为没有具体经营范围的公司其存在是不必要的，而没有得到许可的经营范围是不能从事经营的，那么这些规定赋予一个没有经营资格的法人资格有什么必要呢？而对于“企业法人因重组改制或经营不善丧失经营能力而停止经营，企业要求保留企业法人资格、取消经营资格的，可予核准，原经营范围予以删除，改核‘仅供清理本企业债权债务使用’”有无必要呢？企业停止经营并不会必须导致法人资格的自然丧失，也不会直接导致其民事权利能力与民事行为能力的丧失，其自身不再从事经营即可，即使出于对相对关系人保护，法律也可以设定其他相应制度来对其经营行为进行规范，何必要求变更登记为“仅供清理本企业债权债务使用”这一“经营范围”而让这个公司继续（甚至长期）存续呢？同时，根据现行的法律规定，因公司设立行为而产生的相应的权利义务，在公司依法成立时应由成立后的公司享有或承担，在公司没有成立时由公司设立人来承担相应的责任。如果先确认其有法人资格，则所承担责任的性质与主体都会发生相应的改变，不仅与公司法理论不相符而且也可能会影响到债权人的利益，等等，所以笔者认为这个规定是否合法与适当值得更进一步研究与探讨。笔者认为，如果想系统地解决公司主体资格问题，倒不如正式引入公司权利能力与公司行为能力这两个概念，并允许公司享有更加广泛的经营范围（当然，法律法规另有特别规定的除外），规定当公司取得法人营业执照时起享有民事权利并承担民事义务，亦即具有民事权利能力，而对于其能否从事某一具体的经营业务（亦即是否具有相应的民事行为能力），则取决于法律的规定、公司章程的规定以及工商管理部门的核准范围。也就是说，具有法人资格后即取得了相应的权利能力，至于其是否具有相应的行为能力（或者说其行为能力是否受到相应的限制），得以法律的相关规定、公司章程的规定及工商管理部门的核准登记为依据，但司法实践中可以用经营资格或范围来判断公司是否具有民事行为能力的一个依据。以法人权利能力与行为能力理论来进行规定，不仅符合公司法理论体系的完整性要求，也符合公司法律制度的实践，而且更加准确与规范。限于本文篇幅，相关内容笔者将会另外行文论述。
三、 经营范围与市场准入改革
从计划经济向市场经济的转型必然会涉及到经营范围的问题。在计划经济条件下，公司的经营范围受到国家的严格控制，在那种特定的经济环境下具有其合理性与必要性。由于经营范围问题很多也就是市场准入问题，因此随着市场经济的逐步发展对政府放开市场准入的要求就会越来越显得迫切。随着我国对外改革开放步伐的进一步加快，以及对加入WTO所做出的承诺，完全有必要加大力度对一些投资领域或经营范围进行相应的放宽。所以广东省相关文件规定：“根据我国加入世界贸易组织的对外承诺，除国家限制和禁止投资的领域外，凡对外开放的项目，应当对内开放；凡对公有经济开放的项目，应当对民营经济开放。所有竞争性领域和对外开放的领域，都允许国内经营者投资，鼓励平等竞争。”这才真正让私营企业享受到了与外商投资企业同等待遇，也享受到了与国有企业的同等待遇，可惜的是来得晚了一些。对于那些已经被外国投资者熟悉的投资领域，对于那些被国有企业占领了大多数市场份额的行业，对国内刚起步的没有多少资金、人才、信息、技术实力的民营企业来讲，无疑是站在很落后的起跑线上，必须依靠政府更多的扶持才能得到更快的发展。

四、 登记制度及程序改进
登记制度与程序的改进应当说与公司法的实体规定改革相辅相成相得益彰的。就算是公司实体法规定得再好，如果各地方政府设置了一些不适当的登记注册条件或程序，也无法达到良好的效果。根据2003年8月颁布的行政许可法第12条、第13条等规定，只有对于那些确有必要经过行政许可的特定行业才要求办理相应的行政许可手续，对于其他的经营活动一般都不必再设置批准前置程序或手续。因此，广东省的相关规定减少不必要的审批前置项目和程序，取消各地方各部门不合理的规定和作法，为公司法律制度的正确、顺利实施提供了程序上的保证，具有特别的重要意义。

五、 评价与建议
总的来看，广东省的相关规定对推动公司法律制度改革作出了一些有益的探索，也对鼓励广东省个体私营经济的发展起到了积极的推动作用。但由于公司法律制度是我国民商事法律制度中的基本法律制度，因此地方人大或政府是无权对其进行修改或另行作出相抵触的规定，广东省的规定从性质上来看应属越权，由此带的实际问题将主要表现在涉及依照这些规定设立的公司的诉讼中。如果一个有限公司是按照广东省的相关规定进行的相应公司设立登记，其实质条件并未达到公司法的具体规定时（例如法定最低注册资本限额、高新技术作价的比例等），法院很可能会责令公司补足出资，严重的可能会涉及到虚假出资甚至是刑事犯罪等问题，从而影响到公司及其出资人的义务与责任承担，这也是从事公司法律实务人员应特别注意的问题。其次，由于我国公司信用制度基本上属于空白，也给经济交易的安全性带来严重的不利影响，这也是在进行公司法律制度改革时不可忽视的问题。因此公司法律制度的改革应当是一个系统的、全面的改革，没有与此相对应的规范制度是不行的。否则，不仅可能会损害债权人的合法权益，甚至可能最终影响或破坏整个社会经济秩序。此外，尽管一些行政措施规定的比较具体，但也有些规定并不是很简单的就能实现。比如，以高新技术作为出资时，就必须建立与完善一个公正的价格评估体系，以避免作价过高而出现的变相虚假出资现象。其实，从推动公司法实践的作用来看，对公司的行政管理、扶持与服务比公司的法律制度更为重要，法律制度也只能规定一些最基本的内容，而公司行政管理与服务才是最为具体和现实的。所以笔者认为，我们不仅要改革公司相关法律制度以促进社会经济的发展，更要从治理社会经济环境出发，除了加强对公司的行政管理外，还要协调和加强社会各个行业各个部门如财政、税收、金融、交通、能源、环境等方面的工作，为公司提供交流、协作、教育、培训等各方面的服务，简化公司登记的各项不必要的条件与手续，完善与落实各项扶持政策，为公司的经营提供优质的政治环境、经济环境与法治环境，以建立与维护良好的经济秩序，促进整个社会经济的健康发展。


完稿于2003年2月1日
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