推动电子文件归档工作的思考/张智涛

作者:法律资料网 时间:2024-05-15 08:47:34   浏览:8814   来源:法律资料网
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推动电子文件归档工作的思考

张智涛


  与纸质文件相比电子文件归档是一项更为艰苦细致且难度较大的工作,主要原因是大多数电子文件形成者或囿于传统观念,误认为电子文件不是文件而忽视其归档,或怕增加工作量而不愿承担此项工作;或由于电子文件对计算机系统的依赖性,使其必须借助计算机编目归档,这对不熟悉操作技术的立卷人来说,不像从事纸质文件立卷工作驾轻就熟,容易产生畏难情绪;笔者认为,推动电子文件归档工作的着眼点要高,立足点要实,在规划电子文件归档工作时,应从本单位办公自动化与信息管理工作的大局出发,顺应其规律,摸清信息产生的源头,促使电子文件归档纳入办公自动化和信息管理的工作程序,建立归档制度。

一、电子文件归档方式和途径的选择?

  纸质档案的载体较为稳定安全,而电子文件的载体稳定性差,易损坏,因此归档方式的选择至关重要。经实践检验,利用磁盘,脱机采集数据的介质移交方式容易造成数据丢失。如遇质量较差的磁盘,会影响文件的可读性。为防止数据丢失需制作多份备份盘存档,这不仅加大了工作量,也增加了存贮磁盘的数量,简便而安全的方式是采用网络移交归档,并利用光盘存贮。网络移交的途径有两条:?

  (一)借助计算机信息管理网,开通电子文件归档专递网线。随着各单位计算机信息管理网的建立与发展,越来越多的重要文件被传输上网。这些文件经过各业务管理部门挑选,反映了职能活动的概貌,上网前,又按着信息管理部门的统一要求进行了文件格式的转换,在一定程度上保证了数据的可靠性和通用性,是归档的重点。对那些未输送到计算机信息管理网上的具有保存价值的电子文悠扬,应由电子文件形成部门编目整理,也利用网络技术向档案部门传输,可以借助信息管理网络在各业务管理机构与档案部门之间开通电子文件归档专递网线,建立依附在信息管理网上的归档专用子系统。将上网与未上网的具有保存价值的电子文件通过此系统传输给档案部门。档案部门经与办公自动化和信息管理部门协商后,要对归档的电子文件提出格式要求,但不能是唯一性的,应认可几种通用性较强的软件,如:.DBF、.DOC、.TXT、.EXE等文件。?

  (二)选择电子文件信息的汇集点,由计算机与信息管理部门负责归档。为适应办公自动化工作发展的需要,人们越来越注重信息工作的系统化和标准化水平,计算机信息系统的开发也从以往的“分散各异”转向“集中统一”,打破了立卷单位人界限,更趋向基于某一方面或几方面职能活动的内容而建立系统。计算机与信息管理部门负责规划、统筹本单位信息管理工作,是开发集中统一型信息系统的牵头部门,成为电子文悠扬信息的汇集点,又具有一定的技术设备及人才条件。由他们负责将日常工作中形成的具有保存价值的电子文件归档,无是最佳归档途径之一。清华大学计算机与信息管理中心计划利用网络技术建立校行政信息管理系统,共分为教学、科研、人事管理三个子系统,正在筹建的教学管理系统与学生注册中心、财务结算中心、教务处、研究生院构成数据交换网。注册中心负责学生注册、选课、排课、考表、成绩等数据的传递;结算中心负责学生交费信息的传递;教务处与研究生院负责学籍、教学计划、课程、毕业审查、学位授予数据的传输。计算机与信息中心接收这些数据后,进行集中处理,经汇总的数据通过信息中心又输送给各业务管理部门共享。随着每年数据的更新,过期数据应由信息中心按档案部门的统一要求,进行鉴定,编目整理,通过网络传输,移交给档案部门保存,或直接存入光盘,定期归档。?

  无论利用何种途径归档,必须由电子文件形成单位按统一格式编目整理后,传输给档案部门,不能由档案部门自行从网上下载,以保证电子文件形成部门对其数据的真实性、准确性负责。档案部门接收的电子文件一律应存入光盘,最好不用磁盘存贮。?

二、依靠原纸质档案立卷工作骨干,实现相关部门职能的交融集成,建立电子文件归档制度。?

  纸质文件归档经过多年实践,已形成相对稳定的骨干队伍,有较好的工作基础,各立卷部门都设立了分管领导和立卷牵头人,负责督促检查立卷工作。开展电子文件归档也要以人为本,形成一支队伍,承担此项工作。由于大多数计算机与信息管理人员对档案工作较为陌生,不像立卷归档人员经与档案部门多年合作,建立了相对稳定的业务关系,容易与档案部门在电子文件归档上达成共识。所以,依靠原纸质档案立卷工作骨干,比以各单位计算机与信息管理保同为主体,重新建立归档工作队伍更为现实。由于整理纸质档案大多采用手工操作的方法,这与电子文件处理手法相差甚远,需要新的知识和技术手段,现有的立卷队伍尚不适应工作发展的需要,要通过组织业务学习和技术培训,尽快地使他们掌握信息管理自动化的基本知识和技能,担负起电子文件归档工作的重任。?

  电子文件来源广泛,形成者不仅有业务管理部门的承办人,还有数据录入员、信息管理与计算机技术人员等。将头绪如此之多的电子文件收集归档,必须靠制度约束,使制度变成归档人员的自觉行动。要将电子文件归档工作纳入本单位的立卷归档制度,并列入信息管理工作程序,在布置、检查、总结、考核信息管理工作的同时,布置、检查、总结、考核电子文悠扬归档工作。?

  清华大学档案馆从1995年底开始抓电子文悠扬归档工作,制定了《机读(电子)文件归档工作暂行规定(试行)》,分别对归档范围、归档单位与分工、归档的方法和要求做了具体规定,并设计了《机读(电子)文件归档目录》样式。为了使各单位主管档案工作的领导和立卷牵头人能够尽快地接受这一新生事物,还将探索电子文件归档工作列为1996年全校档案工作会议主要议题之一,会上,分管档案工作的副校长和档案馆馆长明确提出要将电子文件归档列入立卷归档程序,做为一项重要工作抓紧抓好。于1997年全校档案工作大会上,又提出加快电子文件归档进程的具体要求。在对电子文悠扬的来源进行广泛调研的基础上,本着“注重职能因素”的原则,选择了电子文件的信息综合性强,含“金”量高的校长办公室、党委办公室做为开展电子文件归档的重点和试点单位。先后三次与他们专门研究电子文悠扬归档工作,成立了两办电子文悠扬归档工作小组,由校办副主任任组长,并参照纸质文件归档范围,制定出党办、校办电子文件归档细目。经过努力,现已将部分电子文件归档。?

  与纸质文悠扬相比,电子文件归档所涉及的问题更加广泛,受制约因素多,仅靠档案部门独家很难完成,应采取电子文件形成部门、档案部门、计算机与信息管理部门三结合的方法。电子文悠扬形成部门熟悉各项管理业务,了解电子文件的自然形成规律和历史联系,是承担归档工作的主要责任者,在鉴定工作价值时最有发言权;档案部门掌握归档的原则、方法,又了解全局情况,可以发挥把关和统筹作用;计算机与信息管理部门既是电子文件的形成单位,又是设计和维护信息管理网络、管理电子信息的专业技术部门,在电子文件归档制度化、标准化的工作中处于举足轻重的地位。三个部门的职能应相互渗 透,扬长避短,发挥各自的优势,在电子文件归档中集成一体,共同形成质量较好的电子文档。?

三、“两套制”归档的必要性与适时简化合一的可能性?

  由于印章和签署是文件生效的主要标志,在现在技术条件下,对一些具有凭证作用和法律效力的文件必须以纸介质形式保存。鉴于电子文件载体和信息技术的不稳定性,以及电子文件的易修改性,也有必要将重要的电子文件制成硬拷贝存档,以确保数据的安全。目前,电子文件、纸质文件转化为档案一般采取“双轨制”,归档内容形成“两套制”,即纸介质与磁、光介质两种文件一起归档,形成内容相同的两套档案。其归档时使用不同的编目方法和存贮装具。档案部门应在每一卷纸质档案的备考表或卷内目录“备注”项中注明相应的电子文件的编码及存址,同时,在电子文件归档目录“备注”项中注明相应的纸质文件的档号及存址,以便利用时参照互补。?

  在磁、光介质文件耐久性留存的问题尚未解决之前,它与纸质档案将并存很长时间,但从长远看,在电子档案存储介质的技术条件进一步改进之后,可尝试对那些参考作用大、情报价值高的档案,采取以磁、光介质归档为主,纸介质归档为辅的做法,而对那些凭证价值较高的档案,则采取以纸介质归档为主,磁、光介质归档为辅的做法。这样,不但能够提高档案管理工作效率,优化馆藏,也能减少档案的体积,缓解库房紧张的状况。两种介质归档的简化合一,要经过审慎证证,在万无一失的情况下实行,最好以简报、情况报道类,以及信息的实质内容已被其它档案所包含的文件作为简化合一的首选目标。
清华大学宣传部从八十年代初将报道学校工作情况的剪报整理作为资料归档。近年又在校园网管理系统中设置了“报刊信息”专栏,随时输入各报刊登载我校情况文章的标题及摘要,通过网络传输到全校,供广大师生员工共享。1998年,经与档案馆反复研究后,进一步完善了上网的报刊信息,加注了刊登文章的详细出处,相当于索引,并将上网报刊信息及索引制成硬拷贝,与相应的电子文件一并归档,简化了纸质剪报的剪裁、粘贴和整理工作。经如此办理,一般查询可利用电子档案,快捷方便,需查用全文时可借助电子档案所提供的报刊索引到图书馆查阅,万一电子档案被损坏,相应的纸制裁档案还保存完好。

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关于《化学工业部关于评选高等学校重点学科的暂行规定》的通知

化工部


关于《化学工业部关于评选高等学校重点学科的暂行规定》的通知
1994年2月15日,化工部

部属有关高等学校:
为提高部属高等学校办学水平,增强科学研究能力,促进高质量专门人才的培养工作,根据国家教委《关于评选高等学校重点学科的暂行规定》精神,决定在部属高等学校中有计划地建设一批部级重点学科。为此,现发布《化学工业部关于评选高等学校重点学科的暂行规定》,请遵照执行。

附件:化学工业部关于评选高等学校重点学科的暂行规定
为了提高部属高等学校的办学水平,增强科学研究的能力,促进高质量专门人才的培养工作,根据国家教委一九八七年《关于评选高等学校重点学科的暂行规定》中的有关规定,决定在部属高等学校中有计划地建设一批部级重点学科,特制定本规定。
一、评选重点学科的原则
学科建设是高等学校一项十分重要的基础建设。评选重点学科必须根据国家四化建设和化工事业发展对培养高级专门人才的需求、化工科技的发展趋势以及财力的可能,综合考虑择优确定。部级重点学科按国家统一规定的二级学科设置,在部属高等学校中教学科研基础好、对四化建设和科研、社会发展具有重要意义的学科中评选。一般从符合条件的博士点和硕士点中选定。
二、重点学科点的任务
重点学科点要为化学工业培养高质量的博士生、硕士生和本科生,在提高教育和学术水平上起示范带头作用。重点学科点应承担教学、科研双重任务;接受化工高校和化工战线的学术骨干人员的进修深造;进行较高水平的科学研究,解决四化建设和化学工业发展中的科学、技术、工程问题和理论问题;为化学工业重大决策提供科学依据,为开拓新的学术领域,促进学科发展作出较大贡献。
三、重点学科应具备的条件
⒈已形成意义重大、具有特色的学科发展方向,其中至少有一个研究方向已处于本学科发展前沿或国内领先地位,对化学工业当前及长远经济发展、社会发展、科技发展和学科建设有重要意义;有较好的相关学科的配合,能够组织跨学科的合作研究。
⒉有政治思想好、学术造诣深、治学严谨、富有创新精神、组织能力强、在本学科内有一定学术地位和影响的学术带头人(一般不超过65岁的博士生指导教师,或不超过60岁的优秀硕士生导师),学术梯队结构合理,有较强的学术骨干和中青年骨干力量,有良好的学风和作风。
⒊有良好的教学、科研工作基础,已培养出高质量的本科生、硕士生和博士生,得到社会公认和好评;已有一批重大科技成果,其中部分获省、部级以上奖励,取得了较大经济、社会效益;已有较多篇论文在国内一级刊物和国外刊物上发表,其学术水平在国内处于领先地位;目前正承担具有重要意义的重大科研课题,科研经费较充足。
⒋有一定的教学科研实验设备与图书资料基础。教学科研后勤条件良好,管理制度健全,能为持续稳定地进行高水平的教学科研工作提供必要的物质条件。有良好的国内外学术交流与合作的基础。

四、重点学科的申报、评审办法
⒈凡化工部属高等学校有硕士、博士学位授予权的学科、专业点,办学指导思想明确,其教学、科研水平已居国内同学科专业前列,根据部重点学科的条件,经过本校论证,方可申报。
⒉为鼓励学科间的横向联合,促进新兴边缘和薄弱学科领域的发展,以利于形成学校教学、科研优势,几个相关的硕士、博士点可以联合申报一个重点学科点。
⒊重点学科的评选,采取同行专家通讯评选为主,辅以考察相结合的原则进行。化工部根据专家组提出的重点学科的建议名单审核批准,并通知有关高等学校。
⒋对已确定的重点学科点要定期评估,根据评估结果进行适当调整。
五、重点学科的总体规划、学科点确定、评估和调整工作,在部人事教育司的统一组织和主持下进行。重点学科点的建设和日常管理工作,由所在学校及有关业务部门负责。建设资金可采取部给予适当扶植、学校自筹和吸收外部投资等多种渠道筹措,并根据需要和可能分批建设。



中国人民银行关于进一步做好银行卡联网通用工作的通知

中国人民银行


中国人民银行关于进一步做好银行卡联网通用工作的通知

银发[2003]129号

中国人民银行各分行、营业管理部、省会(首府)城市中心支行,各国有独资商业银行、股份制商业银行、邮政储汇局,中国银联股份有限公司:

为推动银行卡联网通用工作的深入开展,现就进一步做好银行卡联网通用工作通知如下:

一、各单位(含城市和农村商业银行、农村信用社,下同)要高度重视银行卡联网通用工作,切实采取有效措施,理顺银行卡业务发展和联网通用工作的关系,按照2001年全国银行卡工作会议确定的3年工作目标,全面推动银行卡业务的联网通用、联合发展。

二、各单位要着重做好现有系统的推广普及、应用功能完善和受理市场建设等工作,全面提高银行卡跨行交易服务质量和水平。

三、各单位要继续采取措施,完善银行卡联网通用、联合发展相关的基础建设,保证银行卡联网通用整体效益的发挥和银行卡业务的快速发展。

(一)进一步巩固、完善银行卡联网通用“314”目标的成果,全面提高跨行交易处理的效率和质量,提高广大群众对银行卡跨行通用工作的满意度。

1、各商业银行(含城市和农村商业银行、农村信用社,下同)和邮政储汇局,特别是目前已完成新系统开发和升级改造工作的商业银行,要切实采取措施,全面提高行内银行卡业务处理系统的稳定性和交易成功率,加强系统维护和安全运行工作。

2、进一步加强对统一业务规范和技术标准的监督、检查力度,全面解决当前银行卡联网通用工作中存在的终端机具标准化改造不彻底、部分商户受理业务开放不全面等问题。

3、进一步采取有效措施,全面提高交易成功率,力争2003年内使银行卡异地跨行交易成功率平均达到80%以上。

4、尽快制定并推行银行卡跨行业务相关服务标准,提高银行卡跨行业务服务质量。

(二)进一步扩大银行卡联网通用工作覆盖面,力争2003年内实现全国地市级以上城市各类非专用银行卡的联网运行和跨地区使用,在全国范围内普及推广“银联”标识卡。

1、各商业银行和邮政储汇局要进一步加快终端机具标准化改造和跨行业务开放工作进度,于2003年底前实现所有地市级以上城市ATM、POS等终端机具的资源共享和各类非专用银行卡的异地跨行通用。

2、全面普及“银联”标识卡。各商业银行和邮政储汇局新发行的各类人民币银行卡必须符合统一业务规范和技术标准要求,并按规定加贴统一的“银联”标识;对于现有的非“银联”标识卡,各商业银行和邮政储汇局要制定更换计划和明确工作要求,并于2003年8月20日前将更换计划等材料报人民银行备案。

(三) 积极采取措施,完善有关政策和规定,调动社会各方面积极性,大力发展银行卡受理市场。

1、各商业银行和邮政储汇局要集中必要的人力、物力和财力,进一步加大银行卡受理市场的发展力度,力争2003年内使本行POS装机总量得到较大幅度的提高。

2、人民银行各分支机构要积极采取措施,重点抓好ATM、POS等终端机具相关专业化服务政策的协调落实工作,调动社会各方面积极性,推动银行卡专业化服务体系的建立和发展。此外,人民银行北京、上海、成都和长春四市的分支机构要积极配合当地政府,做好“银税”共享机具的应用试点工作。

3、人民银行有关分支机构要积极推动北京、上海等城市银行卡受理市场发展规划的顺利实施,切实为北京2008年奥运会和上海2010年世博会做好有关银行卡受理环境的建设工作。

(四)全面提高银行卡跨行交易差错处理工作效率。

1、中国银联股份有限公司要会同各商业银行进一步补充、完善差错处理管理办法和实施细则,建立科学有效的差错处理流程,明确差错处理各参与方的责任,细化各环节分工。

2、各商业银行、邮政储汇局和中国银联股份有限公司要继续完善技术处理手段,加强对差错处理各环节的督促和检查,提高差错处理效率。

3、高度重视投诉处理工作,提高投诉处理效率,更好地为广大持卡人服务。

(五)组织开展现有45个“银联”标识卡推广应用城市终端机具标准化改造验收工作。

1、45个“银联”标识卡推广应用城市终端机具标准化改造验收工作由银行信息化领导小组办公室统一组织和部署(具体方案另行发布),人民银行有关分支行负责组织所在地的具体验收工作。

2、各商业银行和邮政储汇局要按照统一部署做好本行相关机具的检查验收工作,并要积极配合、参与各城市的测试检查及总结整改工作。

3、中国银联股份有限公司应于2003年7月底前组织拟定检查验收方案和验收标准,报银行信息化领导小组办公室批准后施行,并组织专门队伍,深入各城市检查验收工作第一线,配合人民银行分支行和各商业银行做好测试检查和整改工作。

(六)各商业银行和邮政储汇局要积极开发与群众日常生活和工作相关的银行卡服务功能,推动银行卡与各种具有支付功能的行业卡的结合,并加快研究推动IC卡的普及应用和发展,促进“一卡多用”,方便群众生活。

(七)各商业银行和邮政储汇局要进一步建立健全与银行卡联网通用相关的风险防范制度和内控机制,加快防范措施的更新和高新实用技术的采用,加大银行卡使用安全知识的宣传力度,进一步增强各类银行卡的防伪、反假能力,要积极与公安部门配合,严厉打击利用银行卡实施的违法犯罪活动,确保广大持卡人和银行资金的安全。

请人民银行各分行、营业管理部将本通知转发至辖区内城市商业银行、农村商业银行和农村信用社。



中国人民银行

二00三年七月二日